Privacy Beleid

"Kiesmo", "wij", "ons" of "onze", handelend onder de naam Kiesmo of Kiesmo Zakelijk of Kiesmo Business, levert maaltijdboxen en zakelijke catering in Nederland. Wij respecteren uw privacy en verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse wetgeving inzake gegevensbescherming.

1. Identiteit en contactgegevens van de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking

Voor directe websitebezoekers, bestellingen van consumentengroepen en onze directe commerciële relaties is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking:

Merknaam: Kiesmo

KvK-nummer: 95398015

Geregistreerde zetel: Rotterdam, Nederland

E-mailadres voor privacy- en AVG-contact: info@kiesmo.com

(Let op: Voor zakelijke B2B-maaltijden voor werknemers treedt uw werkgever op als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en Kiesmo als verwerker onder onze B2B-gegevensverwerkingsovereenkomst).

2. Persoonsgegevens die we verzamelen

We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor het bezorgen van maaltijden, het verwerken van transacties, het beheren van zakelijke accounts en het waarborgen van de platformbeveiliging:

Account- en contactgegevens: Voor- en achternaam, zakelijk of persoonlijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, afdeling, bezorgadres en instructies voor afleveren op een verdieping/bureau.

Bestel- en transactiegegevens: Maaltijdkeuzes, besteldatums/tijden, koppelingen met groepswinkelwagens, status van de minimale bestelwaarde (MOV), toewijzing van subsidieregels en factuurreferentienummers. (We bewaren geen volledige betaalkaartgegevens; transacties worden veilig afgehandeld door PCI-DSS-gecertificeerde betalingsdienstaanbieders).

Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, apparaat-ID's, inlogtijdstempels en functionele sessiecookies.

Dieet- en allergeninformatie: Maaltijdvoorkeuren (bijv. vegetarisch, veganistisch, halal) die expliciet worden weergegeven door onze partnerkeukens of die in een bestelling zijn geselecteerd. (Kiesmo bewaart op dit moment geen medische of uitgebreide gezondheidsprofielen; we tonen de door restaurants verstrekte allergenenlabels direct).

3. Doel en rechtsgrondslag voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslag conform artikel 6(1) AVG:

Doel van de verwerking

Categorie gegevens

Rechtsgrondslag (art. 6 AVG)

Orderuitvoering & Levering: Beheer van groepsorders, orderbatches, keukenbonnen en kantoorleveringen.

Contactgegevens, leveringsgegevens, maaltijdkeuzes.

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG).

Betalingsverwerking & Facturering: Beheer van geconsolideerde B2B-facturering, eigen bijdragen van werknemers en afstemming met leveranciers.

Factuurgegevens, transactielogboeken, bedrijfsgegevens.

Uitvoering van een overeenkomst & Wettelijke verplichting (art. 6(1)(b)/(c) AVG).

Fiscale & Financiële naleving: Naleving van de Nederlandse administratieve en fiscale bewaarplicht (Belastingdienst).

Stamgegevens, financiële gegevens, transactiegeschiedenis.

Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG).

Klantenservice en platformbeheer: Het beantwoorden van vragen, het bijwerken van de orderstatus en het voorkomen van misbruik van het platform.

Contactgegevens, chat-/e-maillogs van de klantenservice, platformlogs.

Legitiem belang (Art. 6(1)(f) AVG).

Directe marketing (B2B): Het versturen van service-updates en relevante zakelijke cateringoplossingen naar geregistreerde zakelijke contacten.

Bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres.

Legitiem belang (of toestemming waar van toepassing).

4. Gegevenshosting en serverlocatie in de EU

Alle productiedatabases en fysieke servers van Kiesmo bevinden zich strikt binnen de Europese Unie (EU).

Wij dragen geen persoonsgegevens over buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit expliciet noodzakelijk is voor specifieke geïntegreerde tools (zoals transactionele e-mailgateways). In dat geval worden overdrachten beveiligd via standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie en strikte gegevensbeschermingsovereenkomsten.

5. Delen van gegevens met derden (ontvangers)

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen:

Partnerkeukens & cateraars: Alleen de noodzakelijke ordergegevens (voornaam, maaltijdkeuze, orderreferentie, bezorgvenster) die nodig zijn voor het bereiden, verpakken en labelen van individuele maaltijdboxen. Keukens mogen deze gegevens contractueel niet gebruiken voor marketingdoeleinden of klantwerving.

Bezorg- & logistieke partners: Adres, contactpersoon voor de bezorging en naam van de ontvanger om ervoor te zorgen dat de bezorging correct op kantoor plaatsvindt.

Betaaldienstverleners: Gereguleerde betaalgateways (bijv. Online Payment Platform, Adyen, Stripe) voor het veilig verwerken van eigen bijdragen en facturen.

IT-, cloud- & softwareleveranciers: Hosting-, onderhouds- en databaseproviders die werken onder strikte gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA's).

Overheids- & regelgevende instanties: De Nederlandse Belastingdienst of wetshandhavingsinstanties indien wettelijk verplicht.

6. Bewaartermijnen van gegevens

Wij streven naar dataminimalisatie en bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

Bestel- en accountgegevens: worden bewaard gedurende de aangegeven periode.